FAQ
L'envoi électronique d'une convocation est-il obligatoire ?
Oui, l'envoi électronique d'une convocation est le mode de transmission par défaut aux élus tel que défini à l'article L.2121-10 du Code Général des Collectivités Territoriales : « Toute convocation est faite par le maire. Elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse.». Il est autorisé par l'article R.223-20 du Code du Commerce pour la convocation des actionnaires ou associés : « la société qui entend recourir à la communication électronique en lieu et place d'un envoi postal (...) en soumet la proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique ». Enfin, le décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015, relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis, suite à l'art. 55 de la loi ALUR, a pour objet d'adapter le droit de la copropriété à l'évolution des moyens de communication permettant ainsi l'envoi dématérialisé des convocations aux assemblées via un dispositif sécurisé.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des convocations ?
La dématérialisation d'une convocation vous permet d'assurer un suivi total de celle-ci, grâce au système de traçabilité et d'horodatage mis en place sur la plateforme. Vous n'êtes pas limité par le volume de votre dossier de convocation.
Puis-je joindre un dossier à ma lettre de convocation ?
Oui, il est tout à fait possible de joindre un dossier composé de plusieurs fichiers à votre courrier de convocation. Le destinataire des documents en accusera automatiquement réception.
Dois-je utiliser un certificat électronique pour signer ma convocation ?
Le certificat électronique permet à l'agent ou à l'élu de signer électroniquement la lettre de convocation, pour en garantir l'intégrité et l'authenticité.
Quel certificat utiliser et où se le procurer ?
Pour commander un certificat électronique, vous pouvez faire une demande ici : www.certidemat.com
Comment puis-je être sûr que l'élu a bien reçu la convocation ?
Une traçabilité complète est garantie sur votre opération, vous recevez un accusé de lecture automatique une fois la convocation lue. Un registre des courriers vous permet de visualiser à tous instants le statut de votre convocation. Cela vous permet ainsi d'éviter toute contestation de mise à disposition, et donc la remise en cause d'une délibération.